Organisation der Leistungserbringung
Zur Gewährleistung des zügigen Fortschritts der uns anvertrauten Projekte und zur Erfüllung der Anforderungen und Erwartungen unserer Auftraggeber kommen in unserem Büro Instrumente zum Einsatz, durch die eine kontrollierte Steuerung der projektbezogenen Prozesse im Rahmen eines straffen Projektmanagements sichergestellt werden soll.
Die nachfolgenden Ausführungen entsprechen dem Qualitätselement 7 "Produktrealisierung" unseres QualitŠtsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001.
1. Projektbezogene Arbeitsvorbereitung
1.1 Organisatorische Vorbereitung
Die Geschäftsleitung bestimmt nach Vergabe der bürointernen Projektnummer den verantwortlichen Projektleiter und übergibt ihm eine Kopie des Angebotes, des Auftrages bzw. des Vertrages und sonstiger für die Projektbearbeitung notwendiger Unterlagen.
1.2 Erstellung des Projekt-Planes
Der Projektleiter erarbeitet anhand der Auftrags- bzw. Vertragskopie den Projektplan (PP) für das ihm übertragene Projekt. Das exakte Vorgehen ist in der Verfahrensanweisung "Projektplan" dargelegt. Wesentliche Inhalte des PP sind:
- Leistungsumfang und Kundenanforderung
- Zu übergebende Produkte, Berichte und Pläne
- Zeitpläne mit den wichtigsten Terminen als Milestones
- Alle am Projekt Beteiligten (Auftraggeber, Fach- und Genehmigungsbehörden, ggf. Nachunternehmer, externe Fachplaner) mit Namen, Anschrift, Tel., Fax etc. sowie Funktion und Aufgabe im Rahmen der Projektbearbeitung
- Anforderungen an die Qualifikation des Projektteams
- Budget
- Qualitätssicherungs- und Kontrollprozeduren
Der PP stellt die Grundlage für die qualitäts-, termin- und budgetgerechte Abwicklung des Auftrages dar und wird grundsätzlich für jedes Projekt erstellt und fortgeführt. Der PP dient als Referenz und Maßstab für die laufende interne Kontrolle und Steuerung der Projektbearbeitung.
Der PP wird von der Geschäftsführung geprüft und für die Bearbeitung des Projektes freigegeben.
1.3 Zusammenstellung des Projektteams
In den wöchentlichen, bürointernen Montagsbriefings werden die Projektteams in enger Absprache zwischen der Geschäftsführung und allen Fachbereichsleitern auf der Grundlage des PP zusammengestellt. Die jeweiligen Verantwortlichkeiten werden im PP dokumentiert.
Falls die vertraglichen Leistungen aus fachlichen oder zeitlichen Gründen nicht vollständig durch unser Büro erbracht werden können, schalten wir frühzeitig qualifizierte und unseren Qualitätskriterien entsprechendeÊ Fachplaner und Unterauftragnehmer ein.
2. Projektbearbeitung
2.1 Projektbesprechungen
In regelmäßigen Zeitabständen, mindestens aber vor der Abgabe eines Berichtes o.ä. an den Auftraggeber, sowie bei Bedarf finden Projektbesprechungen statt. Sie dienen der Information und Abstimmung zu technischen, organisatorischen und terminlichen Fragen sowie zur Prüfung der Bearbeitungsergebnisse während der Projektbearbeitung. Termine für Projektbesprechungen werden je nach Erfordernis vom Projektleiter festgelegt. Er bestimmt die Teilnehmer und setzt diese in Kenntnis. Hinweise und Entscheidungen für die weitere Projektbearbeitung werden in Besprechungsprotokollen festgehalten und im Projektordner abgelegt.
2.2 Dokumentation des Projektverlaufes
Der Ablauf der Projektbearbeitung wird in unseren Prozess-Verfahrensanweisungen dokumentiert. Diese beschreiben den Bearbeitungsprozess Schritt für Schritt und verweisen auf alle notwendigen Hilfsmittel. Jeder Schritt wird mit Datum und Kurzzeichen des Bearbeiters dokumentiert.
Die Dokumentation durch unsere Prozess-Verfahrensanweisungen werden ergänzt von den üblichen Besprechungsprotokollen, Aktenvermerken und dem allgemeinen Schriftverkehr.
2.3 Ablaufkontrolle und -steuerung der Projektbearbeitung
Während der Projektbearbeitung vergleicht der Projektleiter laufend, ob die Anforderungen gemäß PP erfüllt werden, um bei Abweichungen rechtzeitig korrigierend eingreifen zu können. Dabei wird die vollständige Erfüllung und Einhaltung der vertraglichen Forderungen überwacht.
Werden anhand von Prüfungen Abweichungen von den Leistungsanforderungen festgestellt, deren Korrektur erheblichen Aufwand erfordert, wird eine Fehlermeldung erstellt und die Geschäftsführung unverzüglich informiert.
Termin- und Kostenverfolgung
An Haltepunkten und Milestones, die im PP festgelegt sind, führt der Projektleiter Soll-Ist-Vergleiche mit den Termin- und Kostenvorgaben durch. Die Ergebnisse dienen der Steuerung des weiteren Projektverlaufes. Werden Abweichungen von den Vorgaben im PP festgestellt, wird die Geschäftsführung unverzüglich informiert und ein Aktenvermerk erstellt. Die Geschäftsführung informiert ggf. den Auftraggeber.
Fortschreiben des Projekt-Plans
Bei Änderungen während der Projektbearbeitung wird der PP angepasst und fortgeschrieben.
Der Projektleiter prüft dabei, welche Teile des PP, insbesondere welche Schnittstellen, von den Änderungen betroffen sind. Er passt den PP an die neuen Vorgaben an und legt ihn der Geschäftsführung zur Freigabe vor. Die Projektbearbeiter werden über Änderungen unverzüglich vom Projektleiter informiert.
Berühren Leistungs- oder Terminänderungen vertragliche Vereinbarungen, setzt die Geschäftsführung umgehend den Auftraggeber in Kenntnis und bespricht ggf. erforderliche Vertragsänderungen mit ihm.
3. Projektabschluss
Nach Abschluss jeder Bearbeitungseinheit (Leistungsphase / Fertigstellung des Auftrages) erfolgt die Endprüfung und Freigabe der Projektunterlagen mittels der inhaltlichen und formalen Checklisten zur Prüfung. Anschließend werden die Unterlagen an den Auftraggeber übergeben.
Die Projektbearbeitung ist abgeschlossen, nachdem die vertraglich vereinbarten Leistungen vom Auftraggeber mängelfrei abgenommen wurden.
Alle Projektunterlagen werden entsprechend dem bürointernen System archiviert. Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist werden in das Archivverzeichnis eingetragen. Verantwortlich ist der Projektleiter.